Neue Serie: Das WESTFALEN-BLATT öffnet Türen - Folge 1: mit dem Bürgermeister im Archiv
Von Annemarie Bluhm-Weinhold Steinhagen (WB). Was passiert eigentlich im Wasserwerk? Wie sieht es im Tresorraum einer Bank aus? Und wer kocht für die 115 Bewohner des Matthias-Claudius-Hauses? Das WESTFALEN-BLATT öffnet in den kommenden Wochen Türen, die sonst der Öffentlichkeit verschlossen bleiben - wir blicken mit Ihnen, liebe Leserinnen und Leser, hinter die Kulissen. Heute, zum Start unserer Serie, geht es mit dem Bürgermeister auf den Aktenboden des Rathauses.
Eigentlich ist es nur ein Zwischenlager, das sich in der zweiten Etage unter dem Dach des Rathauses befindet. Die Endablage befindet sich noch eine Treppe höher und ist nur schwer zugänglich. Um aber Akten, die immer mal wieder gebraucht werden (könnten), schnell erreichbar zu haben, sei die Erfindung der Rathaus-Erbauer eine segensreiche gewesen: Raum 311 wurde im Bodenbereich verstärkt und mit einem zwar schweren, aber beweglichen und damit platzsparenden Regalsystem ausgestattet. 21 Regale lassen sich auf Schienen zusammen- oder auseinanderschieben. So sind auf nur 70 Quadratmetern Fläche an die 15 000 Akten untergebracht. »Das sind vor allem Akten aus dem Bauamt«, erläutert Klaus Besser. Mehr als 3000 Häuser gibt es in Steinhagen, und über jedes wird in rosa, grünen und beigen Pappordnern Buch geführt. Da sind etwa Baupläne und Baugenehmigung, Unterlagen für Um- und Anbauten abgeheftet. Die Geschichte eines jeden Hauses lässt sich so nachvollziehen - der Bürgermeister zieht der Anschaulichkeit halber die Akte des eigenen Hauses an der Traubenstraße aus dem Regal: der Bauschein von 1949, ausgestellt vom damaligen Oberkreisdirektor Dr. Trevianus, die Baupläne der Firma Twelmeier, der Erweiterungsbau 1982, der Umbau 1985 - »fehlt nur noch der Garagenbau 1992«, stößt Klaus Besser weiter hinten auf die nötigen Genehmigungen. Vier Regalreihen füllen allein die Hausakten. Sortiert sind sie nach Straßen. Die ältesten stammen von 1912. »Davor gab es kein Bauordnungswesen. Jeder baute wie er wollte«, so Besser. Neben den Hausakten, die alle ein zweites Mal beim Kreis liegen, und den Akten der Tiefbauabteilung zu Straßen- und Kanalbaumaßnahmen beherbergt das Archiv Sozialhilfe-Akten (einschließlich Wohngeld) und Buchungsbelege der Gemeindekasse. Während die Unterlagen des Bauamtes auf ewig erhalten bleiben, treten die Papiere aus dem Sozialamt und der Kasse nach zehn Jahren den Weg in den Aktenvernichter an. In unregelmäßigen Abständen wird »ausgemistet«, wie der Bürgermeister sagt. Spätestens, wenn kein Platz mehr im Regal ist. Was wird weggeworfen, was kommt auf den Dachboden? Das letzte Wort über den Verbleib hat im Zweifelsfall die Gemeindearchivarin. Petra Holländer verwaltet die Akten aber nicht selbst. Das machen die jeweiligen Ämter.
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