Digitale Analyse von Unternehmensdaten kann Manipulationen aufdecken
Von Helmut Roeder Herford (HK). Die digitale Datenanalyse stellt ein wirkungsvolles Instrument zur Kontrolle der Unternehmensdaten dar. Sowohl unbewusste Arbeitsfehler als auch vorsätzlich vorgenommene Manipulationen können mit hoher Wahrscheinlichkeit aufgedeckt werden. Die Finanzverwaltung setzt diese Methoden bei der steuerlichen Betriebsprüfung verstärkt ein. Eine rechtzeitige Datenanalyse durch den Steuerberater kann dem Unternehmer wichtige Erkenntnisse bringen und vor bösen Überraschungen schützen. Betriebsprüfungen werden verstärkt durch elektronischen Zugriff auf die Daten des Unternehmens durchgeführt. Bei der Ziffern- und Zahlenanalyse wird das so genannte Benford-Gesetz angewandt. Benford entdeckte, dass die Anfangsziffern von Zahlen, entgegen der meistens geäußerten Vermutung, nicht gleichmäßig verteilt sind. Die Zahl 1 kommt in 30,1 Prozent der Fälle als erste Ziffer vor, dann nimmt die Anzahl ab, bis zur 9, die nur noch bei 4,57 Prozent der Daten als erste Zahl auftritt. Für jede Anfangsziffer kann ein exakter Prozentsatz ermittelt werden. Bei Zahlenmengen von über 500 Einzelwerten kann eine Benford-Analyse bereits mögliche Unplausibilitäten in Datenmengen aufzeigen. Neben den Daten der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung können praktisch alle Unternehmensdaten einer raschen Analyse unterzogen werden. Da Manipulatoren in der Regel bestimmte »Lieblingszahlen« verwenden, werden die dabei verursachten Abweichungen durch vorstehende Analyse erkennbar. Eine Ergänzung der Ziffernanalyse kann durch eine Einbeziehung der beiden Schlussziffern einer ganzen Zahl erfolgen. Diese sollten innerhalb eines Datenbestandes zwischen 00 und 99 in jeweils 1 Prozent der Fälle vorliegen. Bei dieser Analyse ist ebenfalls eine größere Menge von Daten mit mindestens vier Ziffern erforderlich. Bei einer Steuerverprobung wird insbesondere eine Analyse bei auffälliger Häufung der Endziffern 00 durchgeführt. Erscheint diese Kombination dagegen sehr selten, ist eine menschliche Manipulation anzunehmen, da sich Manipulatoren in der Regel davor scheuen, sich runde Beträge auszudenken und in ein EDV-System einzugeben. Aktionen an Sonn- und Feiertagen: Viele Buchungssysteme zeigen das Datum und auch die Uhrzeit der Datenerfassung an. Da manipulative oder streng vertrauliche Handlungen häufig in Abwesenheit unbeteiligter Mitarbeiter erfolgen, ergeben sich bei einer Analyse der Erfassungszeiten häufig aufschlussreiche Ergebnisse. Unternehmensschädlinge aufdecken: Sowohl Mitarbeiter in Buchhaltung und Ein- und Verkauf, aber auch Lieferanten und Kunden können einer gezielten Kontrolle unterzogen werden. Durch das Abgleichen von Adressen, Bankverbindungen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern aus den unterschiedlichen Bereichen werden Auffälligkeiten erkennbar. Dies wäre z.B. der Fall, wenn ein Mitarbeiter gleichzeitig als Kunde auftritt oder ein Mitarbeiter die gleiche Kontonummer wie ein Lieferant hat. Auch eine Prüfung der vergebenen Auftrags- und Rechnungsnummern und der Vergleich von Bestell- und Liefermengen kann einen Anfangsverdacht begründen.
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